Norwegian: Nopeita tuloksia Seminen tekoälypohjaisella ostolaskujen käsittelyratkaisulla

Lentoyhtiö Norwegian on saavuttanut merkittäviä parannuksia ostoreskontratoiminnoissa otettuaan SEMINE-ratkaisun käyttöön vuosi sitten. Laskujen käsittelyaika on lyhentynyt kuudella päivällä, ja 70 prosenttia kaikista laskuista käsitellään nyt automaattisesti kehittyneen tekoälyteknologian avulla.

Norwegian haluaa olla edelläkävijä innovaatioiden hyödyntämisessä ja operatiivisessa tehokkuudessa toimialalla, jolle on leimallista erittäin kova kilpailu ja matalat katteet. Eteenpäin suuntautuneena yrityksenä prosessien jatkuva parantaminen on heille tärkeää. Norwegian päätti turvautua tekoälyn apuun, kun he ottivat tavoitteekseen ostoreskontratoimintojen ja työnkulkujen yksinkertaistamisen ja markkina-asemansa vahvistamisen.

Talousosaston haasteet

Norwegianin ostoreskontraan liittyi useita monimutkaisia haasteita. Ostolaskujen käsittely oli erittäin manuaalista ja työllistävää, minkä lisäksi läpinäkyvyydessä ja kontrolleissa oli puutteita, mikä puolestaan aiheutti tehottomuutta. Tämä aiheutti viivästyksiä, lisäsi henkilöstön työtaakkaa ja vaikeutti keskeisten avainmittarien seurantaa sekä parannuskohteiden määrittämistä. Arvonlisäverojen käsittely oli erityisen haastavaa kotimaisiin ja ulkomaisiin laskuihin liittyvien erilaisten käsittelyvaatimusten ja raportoinnin osalta.

LUE LISÄÄ: Tämän vuoksi tekoäly lisää tehokkuutta taloushallinnossa

Tarve älykkäämmälle ja tehokkaammalle ratkaisulle

Norwegian tunnisti tarpeen ratkaisulle, joka parantaisi tehokkuutta mutta tarjoaisi samalla myös mahdollisuuden edistyneeseen analytiikkaan ja erinomaisen käyttäjäkokemukseen. Ratkaisevan tärkeää oli, että järjestelmä pystyi täyttämään Norwegianin erityistarpeet sekä vähentämään laskujen käsittelyyn ja hyväksymiseen käytettävää työaikaa. Rutiinitehtäviä automatisoimalla taloushallinnon tiimi pystyisi siirtämään huomionsa strategisempiin, lisäarvoa tuottaviin toimintoihin.

- Meille oli tärkeää valita järjestelmä, joka tarjosi saumattoman käyttäjäkokemuksen – sen tuli olla intuitiivinen ja helppokäyttöinen ja parantaa samalla työympäristöämme, kertoo Norwegianin palvelukeskuksen johtaja Līga Supe.

 

Saumaton integrointi

Norwegianin järjestelmien monimutkaisuudesta huolimatta SEMINE otettiin onnistuneesti käyttöön vain neljässä kuukaudessa. Järjestelmän onnistunut käyttöönotto huippusesongin aikana korostaa prosessin tehokkuutta.

Onnistumisen taustalla oli Norwegianin ja Seminen projektitiimien tiivis yhteistyö. Seminen valmisintegraatio SAP-järjestelmään, IT-kumppani Sopra Sterian vahva SAP-osaaminen ja kokeneet projektipäälliköt molemmilla puolilla varmistivat sujuvan ja tehokkaan siirtymän.

- Käyttöönotto sujui huomattavan hyvin, varsinkin kun otetaan huomioon haastava aikataulu. Tiivis yhteistyö Seminin kanssa oli avainasemassa onnistumisessa, samoin kuin sisäisten pääkäyttäjien ja lähettiläiden tuki, sanoo Līga Supe.

KATSO VIDEO: Opi lisää Norwegianin haasteista, toimittajavalinnasta ja vakuuttavista tuloksista

Välittömiä tuloksia

SEMINEn tekoälypohjaisen ratkaisun käyttöönotto on merkinnyt huomattavia parannuksia Norwegianin ostoreskontratoiminnoissa; yli 70 prosenttia yrityksen 5 000 kuukausittaisesta ostolaskusta käsitellään nyt automaattisesti, mikä vähentää merkittävästi manuaalista työtä. Automatisointi on lyhentänyt laskun kokonaiskäsittelyaikaa kuudella päivällä, mikä on vapauttanut taloushallintotiimin aikaa strategisempiin ja arvoa tuottavampiin tehtäviin.

Jeanette Bø-Alnes, VP Performance Management, korostaa, että päätös SEMINEn käyttöönotosta ei perustunut pelkästään automaation lisäämiseen vaan myös laskuilta saatavaan rikkaampaan tietosisältöön.

- SEMINE on antanut meille yksityiskohtaista tietoa hankinnoistamme, koska se tarjoaa käyttöömme sekä otsikko että rivitiedot kaikilta laskuilta. Saamme nämä tiedot saumattomasti analytiikkatyökaluihimme, ja voimme seurata kustannuksia lentokoneen, toimipaikan tai lentoaseman tasolla, minkä ansiosta voimme tehdä tietoon pohjautuvia taloudellisia päätöksiä ja lisätä tehokkuutta, hän selittää.

 

Merkittäviä parannuksia ja strategisia hyötyjä

Semine-yhteistyö on johtanut Norwegianin kannalta merkittäviin parannuksiin, kuten kuuden päivän lyhennykseen kunkin laskun käsittelyajassa ja vaikuttavaan 70 prosentin automatisointiasteeseen kirjanpidon maksuliiketoiminnoissa.

- Arvonlisäverojen käsittelyssä automaatioaste on jatkuvasti yli 90 prosenttia kautta linjan, toteaa Jeanette Bø-Alnes, VP Performance Management.

Yhteistyökumppanuus Seminen kanssa on lisännyt tehokkuutta, mutta parantanut myös tiedon hyödyntämiseen ja analytiikkaan perustuvaa päätöksentekoa. Näiden parannusten ansiosta yhtiö on voinut siirtää painopistettä strategisempiin aloitteisiin, mikä tukee pitkän aikavälin kasvua.

LUE LISÄÄ: Käytä aikasi analysointiin ja oivalluksiin, älä rutiinitehtäviin

Parempi käyttökokemus ja joustavuus

SEMINEn käyttöönotto ei tehostanut pelkästään työnkulkuja, vaan se on parantanut myös käyttäjäkokemusta merkittävästi. Järjestelmän intuitiivisuus, ja varsinkin mobiilisovellus, on otettu sisäisesti hyvin vastaan, ja sen ansiosta laskujen hyväksyntä voi tapahtua missä ja milloin tahansa.

Uusi järjestelmä on tuonut tehokäyttäjille uudenlaista joustavuutta, sillä he voivat ylläpitää automaatioasetuksia ilman IT-osaston apua, mikä lisää tehokkuutta entisestään.  

- Norwegian on alallaan johtava toimija, joka on sitoutunut jatkuvaan innovointiin ja toimintojen optimointiin. Tavoitteenamme on asettaa uusia standardeja tehokkuudelle ja asiakastyytyväisyydelle yhä tiukemmin kilpaillussa ympäristössä. Meillä on hyvät edellytykset paitsi sopeutua muutoksiin myös johtaa tätä kehitystä, kun meillä on Semine kumppaninamme, Jeanette Bø-Alnes toteaa lopuksi.