Näin kiinteistöyhtiöt hyödyntävät tekoälyä säästääkseen aikaa ja saadakseen parempaa liiketoimintatietoa

Yhä useammat kiinteistöyhtiöt ottavat käyttöön tekoälyä (AI) tehostaakseen talousprosesseja ja saadakseen tarkempaa tietoa liiketoiminnan tueksi. Heimstaden, OBOS ja NHC ovat esimerkkejä toimijoista, joilla on kokemusta siitä, miten AI-teknologia vapauttaa sekä aikaa että luo arvoa liiketoiminnalle.

Taloushallintoa koetellaan monelta suunnalta

Kiinteistöyhtiöiden taloushallinto kohtaa arjessaan monimutkaisia haasteita: konsernirakenteet ovat usein monitasoisia, oikeushenkilöitä on useita, laskuvolyymit suuria ja vaatimukset ALV:n käsittelystä sekä kustannusten kohdistamisesta tiukkoja. Talous ja kirjanpito eivät ole suoraviivaisia – ja samalla odotukset kasvavat.

Nykyään talousosastoilta odotetaan muutakin kuin raportointia. Niiden odotetaan tuottavan uusia näkökulmia, kontrollia ja tukea strategiseen päätöksentekoon. Kun suuri osa työajasta kuluu edelleen manuaalisiin prosesseihin ja hajanaisiin järjestelmiin, on vaikea vastata näihin odotuksiin.

Automaatio ei riitä – tarvitaan älykkyyttä

Monet kiinteistöyhtiöt ovat jo investoineet automaatioon, usein sääntöpohjaisiin ratkaisuihin tai robotiikkaan. Ne vähentävät manuaalityötä silloin, kun prosessit toistuvat täsmälleen samanlaisina. Mutta kun laskut sisältävät paljon laskun käsittelyyn vaikuttavia rivitietoja, vaihtelevia ALV-käsittelyitä tai projektikohtaisia erittelyitä, nämä ratkaisut eivät riitä. Niiden käsittely vaatii jatkuvaa ylläpitoa ja manuaalista työtä – mikä syö automatisoinnin hyödyt.

Vasta kun tekoäly on rakennettu järjestelmän ytimeen – järjestelmä on siis AI-natiivi – se voi aidosti oppia historiatiedoista, ymmärtää vaihtelua ja kehittyä ajan myötä. Se tarkoittaa tarkempia tiliöintiehdotuksia, oikeita työnkulkuja ja korkeampaa automaatioastetta – ilman jatkuvaa hienosäätöä tai käyttäjän syötteitä asioiden muuttuessa.

Kiinteistöalalla, jossa laskumäärät ovat suuria ja rakenteet monimutkaisia, juuri tämän kaltainen älykkyys mahdollistaa skaalautuvuuden ilman henkilöstömäärän kasvattamista parantaen samalla käytettävissä olevan tiedon ja sen perusteella tehtävien päätösten laatua.

Tieto on jo olemassa – se täytyy vain ottaa käyttöön

Jokainen lasku sisältää paljon enemmän tietoa kuin laskun loppusumman. Se kertoo mitä ostettiin, missä, keneltä ja millä ehdoilla. Oikein hyödynnettynä tämä tieto voi paljastaa trendejä kustannuksissa, ostokäyttäytymisessä ja toimittajasuhteissa. Silti monissa organisaatioissa nämä tiedot jäävät hyödyntämättä, koska data ei ole helposti saatavilla tai riittävän jäsenneltyä.

Kun perustana on rakenteellinen data, talousosasto voi analysoida kustannuksia kiinteistökohtaisesti, tunnistaa poikkeamia, seurata toimittajia ja tukea ESG-raportointia konkreettisilla tiedoilla. Näin taloustiimistä tulee proaktiivinen toimija – ei pelkkä raporttien tuottaja.

Näin toimivat alan edelläkävijät

Useat kiinteistöyhtiöt ovat jo modernisoineet ja tehostaneet laskujenkäsittelyprosessejaan. Heimstaden ja OBOS ovat esimerkkejä toimijoista, jotka ovat saavuttaneet merkittäviä tuloksia yhdistämällä tekoälyn ja automaation.

Jo kolmen kuukauden käytön jälkeen lähes 90 % Fredensborg-konserniin kuuluvan Heimstadenin saapuvista laskuista oli automatisoitu SEMINElla. OBOSin osalta SEMINE automatisoi vuosittain puolen miljoonan laskun tiliöinnin. Heidän automaatioasteensa on 83 prosenttia, ja ratkaisu on vapauttanut yli seitsemän henkilötyövuotta.

Myös muut kiinteistöalan toimijat – kuten SKB Fastigheter, NHC ja Anker STI – ovat samalla tiellä. Kaikki he ovat siirtymässä manuaalisista prosesseista älykkääseen datapohjaiseen talousohjaukseen, jossa talousosasto toimii aktiivisena liiketoiminnan tukena.

Taloushallinto, jolla on aikaa tuottaa arvoa

Kun toistuvat tehtävät vähenevät ja data on helposti saatavilla, myös talousosaston rooli muuttuu. Sen sijaan, että aikaa kuluu tietojen etsimiseen, voidaan keskittyä ymmärtämään niitä – ja jalostamaan ne hyödylliseksi tiedoksi koko organisaatiolle.

Alalla, jossa katteet ovat tiukkoja ja raportointivaatimukset tiukkenevat, tällä voi olla ratkaiseva merkitys.

Haluatko oppia, miten muut kiinteistöalan yritykset työskentelevät fiksummin? Ilmoittaudu webinaariimme 13. toukokuuta tai varaa henkilökohtainen demotapaaminen.