Ostoreskontra-automaatio: Keskeiset käsitteet, jotka sinun tulisi hallita

Ostoreskontra-automaation maailma kehittyy jatkuvasti, ja alalla käytetty terminologia voi joskus olla hämmentävää. Teimme siitä syystä avuksesi yhteenvedon keskeisistä aiheeseen liittyvistä termeistä ja automatisoidun ostolaskujen käsittelyn lähestymistavoista.

Keskustelua tekoälyn ja RPA:n eroista ostolaskujen käsittelyn ja tiedonkeruun automatisoinnissa.

Vaikka ohjelmistotoimittajat ja tilitoimistot saattavat kuulostaa samalta ostoreskontran automatisoinnista puhuttaessa, taustalla vaikuttavat teknologiat voivat erota merkittävästi. Eroja on myös siinä, millaisia kyvykkyyksiä ja ratkaisuja on tarjolla tässä ja nyt ja mitä joskus tulevaisuudessa. Seuraavassa on yhteenveto tärkeimmistä teknologioista, jotka aikaansa seuraavien taloushallinnon päättäjien tulisi tuntea.

Älykäs automaatio (IA, Intelligent Automation)

Älykäs automaatio (IA) on laaja käsite, joka kattaa erilaisia ​​"älykkäitä" ratkaisuja prosessien, esimerkiksi kirjanpidon automatisointiin. Talousosastoille tämä tarkoittaa työnkulkujen optimointia, manuaalisten virheiden vähentämistä ja päätöksenteon tehostamista kehittyneiden teknologioiden, kuten tekoälyn (AI, Artificial Intelligence), liiketoimintaprosessien hallinnan (BPM, Business Process Management) ja ohjelmistorobotiikan (RPA, Robotic Process Automation) avulla. Usein älykäs automaatio yhdistää näitä teknologioita parempien tulosten saavuttamiseksi. Esimerkiksi tekoälyä ja ohjelmistorobotiikkaa voidaan integroida monimutkaisempien tehtävien hallitsemiseksi ostoreskontraprosessien automatisoinnissa.

Ohjelmistorobotiikka, RPA

Ohjelmistorobotiikan avulla automatisoidaan toistuvia, sääntöihin perustuvia tehtäviä matkimalla ihmisten toimintaa olemassa olevissa järjestelmissä. Talousosastoilla tämä tarkoittaa aikaa vievien tehtävien, kuten tietojen syöttämisen, laskujen käsittelyn ja täsmäytyksen, automatisointia. Vaikka ohjelmistorobotiikka on älykkään automaation osajoukko, se ei sisällä tekoälyä. Ohjelmistorobotiikka soveltuu hyvin yksinkertaisiin rutiinitehtäviin, mutta se käyttö vaatii jatkuvaa ylläpitoa, koska sääntöjä on päivitettävä aina, kun olosuhteet muuttuvat. Gartnerin mukaan ohjelmistorobotiikka tarjoaa nopean, ei-invasiivisen integraatioratkaisun, mutta se ei välttämättä aina riitä tehokkaiden ja joustavien digitaalisten liiketoimintaprosessien toteuttamiseen.

Sääntöpohjainen automaatio

Sääntöihin perustuva automaatio perustuu tiettyjen tehtävien suorittamiseen järjestelmälle ennalta annettujen sääntöjen perusteella. Esimerkiksi tiliöinti voidaan automatisoida sääntöjen perusteella. Sääntöpohjainen automaatio voi säästää aikaa ja varmistaa, että samanlaiset tapahtumat kirjataan johdonmukaisesti. Sääntöihin perustuva kirjanpito on usein integroitu ERP-järjestelmiin ja siitä on hyötyä kirjanpitoprosessien standardoinnissa. Sääntöpohjaisuuden haittapuoli on se, että säännöt pitää ensin rakentaa ja ne vaativat jatkuvaa ylläpitoa käytäntöjen muuttuessa. Sääntöjen ylläpitoon liittyvää haastetta onkin joissain yrityksissä ryhdytty ratkaisemaan hyödyntämällä tekoälyä sääntöjen ylläpidon automatisoinnissa.

Tekoäly (AI)

Tekoäly on muuttunut muotisanasta olennaiseksi osaksi päivittäistä toimintaamme. Yhä useammin yritykset tunnustavat tekoälyn arvon ja käyttävät sitä eri tarkoituksiin sekä ammatillisissa että yksityisissä yhteyksissä. Deloitte määrittelee tekoälyn sellaisten tietokonejärjestelmien kehittämiseksi, jotka pystyvät suorittamaan tehtäviä, jotka tavallisesti vaativat ihmisen älykkyyttä, kuten oppimista, päättelyä ja ongelmanratkaisua.

Taloushallinnossa, erityisesti ostolaskujen käsittelyn automatisoinnissa, tekoäly voi parantaa merkittävästi prosessiautomaatiota. Tekoäly oppii jatkuvasti ja mukautuu käytössä olevaan dataan ilman manuaalisia päivityksiä, jolloin se voi automaattisesti luokitella tapahtumat aiemmin oppimansa ja data-analyysin perusteella. Tämä vähentää virheitä ja säästää aikaa. Tekoälyalgoritmit voivat analysoida ja tulkita taloudellista dataa, tunnistaa kaavamaisuuksia ja poikkeavuuksia ja jopa ennustaa tulevia trendejä.

Forresterin mukaan tekoäly voi mullistaa työn lisäämällä tehokkuutta, alentamalla kustannuksia ja synnyttämällä uusia tulovirtoja. Ostolaskujen käsittelyn automatisoinnin osalta tämä tarkoittaa nopeampia käsittelyaikoja, vähemmän virheitä ja tehokkaampaa prosessia. Tekoäly tarjoaa myös kilpailuetua parantamalla kirjanpidon virheettömyyttä ja vapauttamalla ihmisten aikaa strategisiin, enemmän arvoa tuottaviin tehtäviin.

LUE LISÄÄ: Miksi talousosasto kieltäytyisi säästämästä yhtä päivää viikossa?

SEMINE ja koneoppiminen

SEMINE on tekoälypohjainen ostolaskujen käsittelyratkaisu, jossa koneoppiminen on ollut aina keskeisenä osana. SEMINE ymmärtää koneoppimiseen perustuen sekä laskujen sisällön että kontekstin, jolloin tiliöinti mukaan lukien kirjanpidon tili ja muut dimensiot voidaan automatisoida. SEMINEn automaatio perustuu laskun rivitietojen hyödyntämiseen, mikä parantaa ostolaskuprosessista saatavien tietojen laatua. Arvokas laskunrivitasoinen data on tarvittaessa asiakkaiden käytettävissä myös ulkoisissa raportointi- ja BI-työkaluissa. Asiakkaamme voivatkin laskujenkäsittelyrutiinien sijaan keskittyä tehokkaaseen poikkeamien hallintaan ja automatisointiin.

Koneoppiminen on meille avainasia ja keskeinen kyvykkyys, jonka avulla voimme tarjota asiakkaillemme parempaa automaatiota, enemmän dataa ja parempaa ymmärrystä.

LUE LISÄÄ: Aikavarkaista ja tylsistä tehtävistä vapaa uusi työpäivä talousosastolla

Vapauta taloustiimisi potentiaali

Uudet teknologiat, kuten koneoppiminen ja tekoäly, tarjoavat merkittävän kilpailuedun maailmassa, jossa tehokkuus ja tarkkuus ovat kriittisiä. Näiden teknologioiden avulla yritykset voivat tehostaa prosesseja, alentaa kustannuksia ja parantaa päätöksentekoa. Resurssit voidaan rutiinien sijaan suunnata tärkeämpiin ja enemmän arvoa tuottaviin tehtäviin, jolloin koko taloustiimin potentiaali saadaan hyödynnettyä. SEMINE on ollut edelläkävijä tekoälypohjaisessa ostolaskujen käsittelyssä jo vuodesta 2016, ja jo yli 10 000 tyytyväistä asiakasta käyttää tänä päivänä ratkaisuamme.