Pelastusarmeija: Jokainen automaattisesti käsitelty lasku voi tarkoittaa ylimääräistä ateriaa sitä kipeästi tarvitsevalle

Automatisoitu ja tehokas talousosasto voi säästää merkittävästi. Useimmille yrityksille se tarkoittaa parempaa tulosta, Pelastusarmeijalle lisää soppaa, saippuaa ja apua sitä eniten tarvitseville.

Vasemmalta : Daniel Karlsen, Seminen kaupallinen johtaja, Inger Tronerud, Seminen kumppanivastaava, Martin Kravik Solheim, Pelastusarmeijan apulaistalousjohtaja, Lise Luther, Pelastusarmeijan hallintojohtaja, Azad Gake, BDO:n partneri, Brede Tvedt, BDO:n neuvonantaja, Bjørn Røsten, Seminen toimitusjohtaja

Pelastusarmeija on monille meistä tuttu nimi. Siitä huolimatta kaikki eivät välttämättä tiedä, kuinka suuri organisaatio on kyseessä. Pelastusarmeijalla on yhteensä noin 2 000 työntekijää ja yli 6 000 vapaaehtoista eri Norjaa. Vaikka Pelastusarmeija on selkeästi yksi Norjan suurimmista hyväntekeväisyysjärjestöistä, jonka vuotuinen liikevaihto on yli kaksi miljardia kruunua (noin 200 M€), se on myös yksi säästäväisimpiä.

Inspiroiva tehokkuus

– Minulle Pelastusarmeijassa työskentelyssä inspiroivinta ovat kaikki ne ihmiset, joita tavoitamme ja joille merkitsemme jotain. Ihmiset ruokajonoissa, vastaanottokeskuksissa, päihdehuollossa, vanhustenhoivassa, lasten ja perheiden hyvinvointipalveluissa tai eri yhteisöissä, sanoo Pelastusarmeijan apulaistalousjohtaja Martin Kravik Solheim (kuvassa alla). Meille tehokkuus ei tarkoita lisää rahaa omistajien taskuihin, vaan sitä, mitä muuta voisimme saada aikaan säästetyllä rahalla.

- Jokainen säästetty satanen vastaa päivällistä tai muuta kauan odotettua apua sitä tarvitseville. Kysymys siis kuuluukin, onko keittoastia tyhjä 28. henkilön saatua annoksensa, vai riittääkö siitä kaikille jonossa oleville? Tällaisten valintojen eteen joutuminen tekee hallinnon tehokkaasta toiminnasta entistä tärkeämpää, ja tällöin muutoshalu ja kustannuslähtöisyys tulevat luonnostaan, hän sanoo.

Korvata vai miettiä uudelleen?

Kun eräs taloushallinnon työntekijä oli äskettäin jäämässä eläkkeelle, heräsi kysymys, pitäisikö tehdä korvausrekrytointi vai ajatella asiat kokonaan uudelleen. Solheim ja tiimi käyttivät paljon aikaa sen selvittämiseen, mitä he voisivat saada aikaan erilaisilla ratkaisuilla ja uudella teknologialla. He tulivat siihen johtopäätökseen, että SEMINE-alusta kattoi suurelta osin heidän tarpeensa.

- Se mitä ohjelmiston konepellin alta löytyy, avaa mahdollisuudet saavuttaa tarvitsemamme asiat.

- Tavoitteenamme ei ole korvata ketään, vaan päästä eroon näppäimistön takomisesta ja toistuvista tehtävistä sekä keskittyä sellaiseen, jolla parannamme tiedon laatua ja analyysejä ja josta on aidosti hyötyä organisaatiolle, Solheim sanoo.

Talousosasto käsittelee vuosittain noin 100 000 laskua, ja miehitystä on jo vähennetty viidestä neljään.

Jatkossa he haluavat tehostaa yhden henkilötyövuoden lisää, jolloin säästö tulee olemaan yhteensä puolitoista-kaksi miljoonan kruunua vuodessa. Osa vapautuneista resursseista käytetään todennäköisesti analyysien tekemiseen, mutta organisaatio välttyy lisäkustannuksilta.

- Olemme kokonaisuudessaan tehneet viime aikoina paljon töitä talousosaston tehostamiseksi, ja tässä olemme saaneet paljon apua BDO:lta, joka on sekä Seminen kumppani että toimii tukenamme teknologia-asioissa. He ovat muun muassa auttaneet meitä ottamaan talousjärjestelmämme Xledgerin uudelleen käyttöön tavalla, joka säästää 7-8 000 työtuntia vuodessa.

- SEMINE:ssä on valmis ja toimiva integraatio Xledgeriin ja odotamme innolla SEMINE käytön laajentumisen luovan heijastevaikutuksia myös talousosaston ulkopuolelle, Solheim sanoo.

 

Sääntelystä aiheuttaa lisätaakkaa

Hankinnat on yksi niistä asioista, joita Pelastusarmeija haluaa analysoida tarkemmin.

- Avoimuuslain, vastuullisuusraportoinnin ja muiden uusien asioiden myötä meidän on nyt otettava huomioon kaikki panostekijät. Kaikesta on tullut paljon monimutkaisempaa vain muutamassa vuodessa, ja olemmekin riippuvaisia ​​siitä, että meillä on järjestelmä, jossa on hyvä analyysimoottori, jotta voimme toimia vaatimusten mukaisesti.

- Kun voimme hyödyntää SEMINE:n tarjoamaa dataa muissa järjestelmissä, voimme saada aikaiseksi asioita, joiden aikaansaaminen olisi mahdotonta normaaleilla laskujenkäsittely- tai talousjärjestelmillä, Solheim sanoo.

Sääntelystä aiheutuva lisätaakka on vain asian yksi puoli; toinen puoli on se, että voimme tarjota yritykselle hyödyllistä – ja mahdollisesti erittäin kustannustehokasta – tietoa toiminnasta. Seminen kumppanitoiminnasta vastaavan Inger Eek Tronerudin mukaan tämä voi usein saada aikaan merkittäviä tehokkuusetuja organisaatiossa:

- On yhä tärkeämpää, että käytössä on hyvälaatuista dataa ja tietokanta, josta voidaan tehdä analyyseja ja ymmärtää, millä osa-alueilla liiketoiminnan tehokkuutta voidaan parantaa – etenkin hankinnoissa.

Pelastusarmeija ja muut asiakkaamme eivät käytä SEMINEä vain tekoälyn vuoksi, vaan koska se on kokonaisvaltainen alusta, joka auttaa heitä tavoitteiden saavuttamisessa, toiminnan virtaviivaistamisessa, hyväksymisrutiinien yksinkertaistamisessa, sekä tarjoaa paremman tilannekuvan, sanoo Tronerud (alla kuvassa yhdessä Martin Kravikin Solheimin/Pelastusarmeija ja Azad Gaken/BDO kanssa).

Kerrotaanko 700:lla?

- SEMINEssä on perinteisemmistä laskujenkäsittelyjärjestelmistä puuttuvia toiminnallisuuksia, kuten esimerkiksi sisäänrakennettu, kaikkia laskun otsikko- ja rivitietoja hyödyntävä tekoäly.

Se tarjoaa lisäarvoa, joka oli minulle ratkaiseva SEMINEn valinnassa, koska ratkaisu helpottaa lainsäädännön vaatimusten täyttämistä, oikeiden tietojen keräämistä jopa rivitasolla sekä tarjoaa läpinäkyvyyttä tekoälyn tekemiin ehdotuksiin. On erittäin kustannustehokasta käyttää järjestelmää, joka hoitaa kaiken tämän, Solheim sanoo.

- On tärkeää, että arkemme toimistolla helpottuu, mutta sama pätee myös "lämpimiin käsiin", jotka työskentelevät kentällä haavoittuvaisten ryhmien kanssa vanhustenhoidossa, lastensuojelussa tai muilla aloilla.

– He tarvitsevat yksinkertaisia ​​rutiineja, hyviä sovelluksia, tehokasta laskujen käsittelyä ja muita asioita, jotka yksinkertaistavat ja mahdollistavat ajankäytön ​​niiden parissa, jotka sitä eniten tarvitsevat, hän sanoo.

- Meidän piti nähdä, miten järjestelmä toimii käytännössä, ja saimme siihen hyvää apua Seminelta ja BDO:lta. Olemme tavallinen yritys, jonka palkkalistoilla on vakituisia palkallisia työntekijöitä, mutta palveluksessamme on myös tuhansia vapaaehtoisia, jotka työskentelevät erilaisissa hallintorooleissa. Silloin asioiden on oltava käyttäjäystävällisiä, Solheim jatkaa.

- Pelastusarmeijassa toimii muun muassa suuri määrä iäkkäitä ihmisiä, jotka käyttävät suuren osan ajastaan ​​vapaaehtoistyöhön. On vaativaa saada 700 ihmistä mukaan johonkin uuteen, olipa se mitä tahansa. Asioista tulee kallista, kun kerrot kaiken mikä ei toimi kuudella tai seitsemällä sadalla. Lisäksi kasvaa riski sille, että se vie aikaa heiltä, jotka tarvitsevat apua juuri sinä päivänä, hän sanoo.

Lue lisää: Tämän vuoksi tekoäly lisää tehokkuutta taloushallinnossa

Näkee valtavan potentiaalin

Solheim kertoo, että hän on ollut säännöllisesti yhteydessä Seminen edustajiin joka vuosi siitä lähtien, kun hän aloitti tehtävässä neljä vuotta sitten.

- Meillä on useita erityistarpeita vapaaehtoissektorin merkittävänä toimijana. Alv-hyvitys on yksi esimerkki, toinen ovat kaikenlaiset tukijärjestelmät valtion ja kunnan taholta. Tilintarkastajamme antavat esimerkiksi pelkästään lahjoitusvarojen käytöstä 60-70 lausuntoa vuosittain.

- Kaikki tämä tarkoittaa, että meidän on oltava erittäin tarkkoja kustannusten jakamisessa, veloituksissa ja kontrolloinnissa, ja tässä odotamme innolla saavamme paljon apua SEMINE:ltä.

- Kiitos tekoälyn, saamme laskuistamme paljon enemmän tietoa samalla kun tuomme lisää älykkyyttä ja automaatiota käsittelyyn!

Seminen vastine siihen, kuinka he voisivat auttaa Pelastusarmeijaa, oli vuosi vuodelta parempi ja konkreettisempi, hän sanoo, ja nyt oli oikea aika ottaa Semine käyttöön.

- SEMINE-alusta ja ekosysteemi tarjoaa meille erittäin lupaavaa ja jännittävää potentiaalia myös tulevaisuudessa.

- Mutta ensisijaisesti kaikki se mitä ratkaisussa oli jo valmiina erotti Seminen kilpailijoista. Toiset sanoivat "Kyllä, seuraavien 2-3 vuoden aikana tulemme...", kun taas Seminessä tarvitsemamme ominaisuudet olivat jo valmiina. Tuntumamme on, että he ovat pari vuotta edellä monia muita alalla toimivia, Solheim sanoo.

Lue lisää: Miksi talousosasto kieltäytyisi säästämästä yhtä päivää viikossa?

Hyviä tuloksia jo nyt

Pelastusarmeija on käyttänyt Semineä toukokuusta 2023 lähtien, ja automaatiotaival on hyvässä vauhdissa. Tulokset ovat ylittäneet odotukset jo parin kuukauden käytön jälkeen. Pelastusarmeijan päiväkotien osalta SEMINE:n automaatioaste on jo erittäin korkea, ja näemme, että SEMINE tiliöi tuoterivit 90% automaattisesti oikein. Solheim on erityisen vaikuttunut siitä, kuinka nopeasti SEMINE on automatisoinut sähkölaskujen käsittelyn. Pelastusarmeija saa noin 300 sähkölaskua kuukaudessa. Niiden käsittely on iso tehtävä, jonka olemme nyt automatisoineet. Tällaisissa projekteissa odotamme aina joitain lastentauteja, mutta odotukset ovat täyttyneet tähän mennessä kaiken kaikkiaan suurelta osin.