Därför automatiserar bilbranschen fakturahanteringen med AI

Fakturahantering inom bilbranschen är ofta komplex och varierad, vilket leder till att många ekonomiavdelningar spenderar onödigt mycket tid på manuell hantering. Allt fler aktörer inom branschen vänder sig nu till AI för att automatisera processer och uppnå bättre kontroll utan att behöva öka personalstyrkan.

Inom bilbranschen handlar det sällan om en enda leverantör, ett fordon eller en typ av kostnad. Ekonomiavdelningar mottar ofta fakturor från verkstäder, leasingföretag, försäkringsbolag och däckhotell. Många av dessa fakturor innehåller rader som kräver olika konteringar, fördelningar på flera fordon eller kopplingar till projekt och kostnadsställen. Även företag som har kommit långt med digitalisering upplever att fakturahanteringen förblir komplex och tidskrävande.

Digitalisering är inte detsamma som automatisering

Många företag har implementerat ERP-system, e-fakturor och skanningslösningar samt arbetar med fördefinierade flöden och regler för kontering och godkännande. Men det finns en stor skillnad mellan digitalt stöd och verklig automatisering. Regelbaserade system fungerar väl så länge fakturorna följer ett fast mönster, men i branscher med hög variation och komplexa fakturatyper räcker sådana regler sällan till. Ekonomiavdelningen slutar därför ofta med att spendera mycket tid på att hantera avvikelser, rätta fel och underhålla regler.

När processen stannar upp väljer fler en ny väg

Bilbranschen genomgår förändringar med nya affärsmodeller och ökad aktivitet, vilket leder till högre fakturavolymer och mer komplexa kostnadsbilder. Men de interna processerna skalar inte i samma takt, särskilt när mycket fortfarande hanteras manuellt. Samtidigt är det sällan önskvärt att öka personalstyrkan för uppgifter med låg strategisk betydelse. Detta skapar flaskhalsar, och många upplever att vinsterna från regelbaserade lösningar stannar upp. Vissa försöker lägga till AI ovanpå befintliga system, men slutar med ännu fler regler att underhålla. Därför överväger allt fler nu lösningar med AI byggda från grunden som ett verkligt alternativ till traditionella tillvägagångssätt.

Från processförbättring till strategisk styrning

Det som skiljer AI från regelbaserad automatisering är förmågan att förstå variation och lära av data. Enligt Deloitte kan AI ta över hela fakturahanteringsprocessen, inklusive kontering och godkännande, vilket minskar manuellt arbete och ökar effektiviteten avsevärt (Deloitte, Due for a Transformation). Till exempel kan AI-lösningar automatiskt kontera rader kopplade till olika fordon, projekt eller platser utan att ekonomipersonal behöver granska varje enskild faktura.

Insikt och kontroll i realtid

Förutom ökad effektivitet ger AI-baserad fakturahantering bättre styrning. När information från fakturor struktureras och kopplas till rätt dimensioner kan data användas strategiskt och inte bara för bokföring. Det ger insikt i kostnader per fordon, verkstad eller tjänst samt möjlighet att jämföra leverantörer, identifiera avvikelser och fatta bättre beslut.

Detta är särskilt värdefullt för aktörer som arbetar med vidarefakturering, leasing eller har decentraliserade enheter med egna inköp. Med fakturadata på radnivå blir det möjligt att fördela kostnader exakt och följa upp i realtid.

Mer strategisk ekonomifunktion med AI

Många har digitaliserat delar av processen, men få har uppnått verklig automatisering. Den stora skillnaden ligger i förmågan att förstå och använda data, även när strukturen varierar. Det är här AI utmärker sig, inte genom att ersätta människor, utan genom att frigöra dem från tidskrävande uppgifter och göra ekonomifunktionen mer strategisk.

För aktörer inom bilbranschen, där marginalerna är pressade, fakturavolymerna höga och komplexiteten stor, handlar det inte bara om effektivitet. Det handlar om kontroll, skalbarhet och bättre beslutsunderlag. Därför väljer allt fler AI-baserad automatisering som nästa steg, inte för att de måste, utan för att det fungerar.

Hitta rätt lösning för ditt företag

Att förstå potentialen i AI för fakturahantering är första steget. Nästa handlar om att hitta en lösning som passar ditt företag. Det innebär att utvärdera faktorer som integration med befintliga system, användarvänlighet, skalbarhet och stöd för branschspecifika behov.