160 000 laskua vuodessa: Näin Recover pääsi eroon ruuhkista

Recover on erikoistunut siivoamaan palo-, vesi- ja ympäristövahinkojen jäljet. Nyt he ovat siivonneet myös talousosastollaan: 93 % kaikista saapuvista laskuista tiliöidään automaattisesti ja virheettömästi SEMINEn avulla. Samalla neljän työntekijän työpanos on vapautunut muihin tehtäviin.

Projektiorganisaatioiden ohjaaminen tehokkaasti voi olla erittäin vaativaa. Tämä tiedetään hyvin Recover AS:ssä. Yritys on erikoistunut puhdistamaan ja jälleenrakentamaan palo-, vesi- ja ympäristövahinkojen jälkiä. Vuonna 1975 perustettu yritys on kasvanut Pohjoismaiden johtavaksi toimijaksi vahinkojen rajoittamisessa. Recover käsittelee normaalisti 35 000–40 000 toimeksiantoa vuosittain ja sen liikevaihto on yli puolitoista miljardia Norjan kruunua.

– Työskentelemme tyypillisesti tulvissa, tulipaloissa tai jostain muusta syystä vaurioituneiden asuntojen, huoneistojen tai muiden rakennusten kanssa. Tehtävämme on auttaa ihmisiä ja asukkaita palaamaan mahdollisimman pian normaaliin elämään. Tätä työtä meillä tekevät 1 200 kirvesmiestä, maalaria, putkimiestä, sähkömiestä ja muut käsityöläiset ja ammattilaiset, jotka työskentelevät kaikkialla Norjassa, kertoo Fredrik Minsås, Recover AS:n talousjohtaja.

Manuaalisten prosessien haasteet

– Aiemmin teimme kaiken manuaalisesti: lisäsimme laskuille tiliöinnit ja lähetimme laskut hyväksyttäväksi. Se oli hyvin aikaa vievää ja erittäin virhealtista.

Lisähaaste on se, että laskut eivät jakaudu tasaisesti kuukaudelle – useimmat niistä saapuvat yleensä kuun lopussa, joten jos saat 15 000 laskua kuukauden aikana, voit saada helposti 10 000 niistä vain viimeisellä viikolla, Minsås sanoo.

Recover, joka käsittelee noin 160 000 saapuvaa laskua vuodessa, tarvitsi aiemmin kuusi henkilöä, jotka työskentelivät lähes yksinomaan saapuvien laskujen vastaanottamisen, tiliöimisen ja hyväksymiskiertoon lähettämisen kanssa. Siitä huolimatta talousosastolla oli haasteita saada laskut käsiteltyä ajallaan, mikä aiheutti moninaisia haasteita.

– Kaikki, mitä ostamme noin 4 000–5 000 aktiiviselta alihankkijaltamme, kohdennetaan projekteihin, jotka laskutetaan edelleen asiakkailtamme. Laskutus voi tapahtua vasta, kun meillä on kokonaisvaltainen käsitys projektin kustannuksista. Tämä puolestaan johti viivästyksiin maksuissamme toimittajille, ja saimmekin usein korkolaskuja ja muistutuksia, mikä entisestään lisäsi työmääräämme, hän sanoo.

Tekoäly ratkaisuna

– Meiltä vapautui merkittävästi aikaa, josta osan päätimme käyttää kahteen sellaiseen asiaan, joiden avulla SEMINE säästäisi meille vielä enemmän aikaa: Ensimmäinen oli saada alihankkijat laskuttamaan meitä verkkolaskuilla, ja toinen oli saada projektinumerot laskuille. Toimittajien tuli luonnollisesti saada tietoonsa oikea projektinumero, mikä puolestaan vaati myös työtä oman henkilöstön kouluttamiseksi, Minsås sanoo.

Toimittajien saaminen mukaan muutokseen vaati sekä tavaroita ja palveluita tilaavien henkilöiden että toimittajien kouluttamista uuteen toimintatapaan. Tämä on jatkuva prosessi.

Toinen tärkeä vaihe oli saada oma henkilöstö käyttämään jo olemassa olevia toimittajia. Minsås kertoo, että Recover käyttää yleensä noin 1 500 toimittajaa vuosittain, vaikka hän mielellään näkisi luvun olevan pienempi:

– Järjestelmän automaation kannalta uuden toimittajan lisääminen edellyttää aina oppimista. Uuden toimittajan mukaan saaminen on aina vähän haastavaa, vaikka järjestelmä tunnistaisikin automaattisesti uudelta toimittajalta ostetut tutut asiat, hän sanoo.

Merkittävästi parempia prosesseja

Kaikki tämä on todellakin auttanut meitä saamaan asiat tehtyä. Nyt projektinumero on merkitty lähes kaikkiin laskuihin, ja 90–93 prosenttia niistä saapuu sähköisesti Peppol-formaatissa. SEMINE käsittelee lähes kaikki nämä automaattisesti ja reitittää laskun suoraan työkiertoon ja oikealle hyväksyjälle, mikä parantaa prosessia merkittävästi:

– Laskun hyväksyjien ei tarvitse enää käyttää aikaa ALV-koodien, projektinumeroiden tai tilien miettimiseen. Heidän ei pitäisi koskaan miettiä tiliöintiä, koska se tehdään automaattisesti järjestelmän toimesta.

Heidän tarvitsee vain sanoa kyllä tai ei, sanoo Minsås, joka kiittää myös SEMINEn hyvää mobiilisovellusta työn helpottamisesta.

– Ainakin meille, joiden henkilöstö on harvoin toimistolla ja työskentelee ulkoisissa asemapaikoissa, se on erittäin hyvä. Jos haluat hyväksyä laskun, avaat vain mobiilisovelluksen ja klikkaat OK suoraan puhelimesta. Voit tietysti sukeltaa syvemmälle laskuun yksityiskohtiin myös mobiilisovelluksessa ja tarkastella esim. tiliöintiä, mutta useimmat eivät tarvitse sitä, hän sanoo.

Hyödyt koko yritykselle

SEMINEen vaihtaminen ei ole pelkästään helpottanut elämää tai vähentänyt turhautumista, vaan se on myös tuonut mukanaan suuria hyötyjä sekä talousosastolle että yritykselle kokonaisuutena:

– Selkeämpi kokonaiskuva laskuista auttaa hallitsemaan likviditeettiä paremmin. Sen lisäksi saamme erittäin harvoin maksumuistutuksia tai perintäkirjeitä. Meillä on vain kaksi ostolaskujen käsittelyyn keskittyvää henkilöä, mutta silti backlogeja ei enää ole.

Suuri osa tästä johtuu SEMINEn käyttämästä tekoälystä. Koulutusten jälkeen talousosasto antoi SEMINEn automaattisesti ehdottaa tiliöintiä hyväksyttäviksi lähetettäville laskuille.

– Sen seurauksena 93 % laskuista ei koskaan palaa talousosastolle, vaan menee suoraan kirjanpitoon ja maksatukseen.

– Havaitsimme lopulta, että vaati uskallusta ottaa teknologia käyttöön - antaa järjestelmän lisätä tiliöinnit, projektit, kustannuspaikat ja mitä ikinä tarvitaankin. Ja kun kaksi henkilöä on hyväksynyt laskun, se siirretään kirjanpitoon. Suurin huolenaiheemme oli, uskallammeko ottaa tämän toiminnallisuuden käyttöön? Päätimme antaa sille mahdollisuuden, ja kaikki on sujunut hienosti, Minsås sanoo.

– Meillä on nyt vain kaksi henkilöä, jotka keskittyvät laskujenkäsittelyyn, mutta silti meillä ei ole enää ruuhkia.

Hän lisää, että he ovat rakentaneet järjestelmään kontrolleja asioille, joista he tietävät, että ne voivat aiheuttaa virheitä, ja sääntöjä, joiden avulla nämä kontrollit voidaan ohittaa. Esimerkiksi, jos laskusta puuttuu projektinumero, se pitäisi käsitellä poikkeamana, mutta jos lasku on toistuva pääkonttorin kulu, se voidaan päästää läpi automaattisesti. Joka tapauksessa on erittäin paljon laskuja, joita talousosasto ei nyt koskaan näe. Minsås on kuitenkin kristallinkirkas yhden asian suhteen:

– Talousosaston on omistettava koko tiliöintiprosessi aina laskun saapumishetkestä asti. Luotamme teknologiaan, mutta teemme säännöllisesti laadunvarmistusta ja tarkistamme tiettyjä asioita, kuten arvonlisäverot, useammin kuin muita. On paljon asioita, joihin meillä nyt on enemmän aikaa kuin ennen, hän päättää.